Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Kohtumiste Koordinaator
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime oma meeskonda pühendunud ja organiseeritud kohtumiste koordinaatorit, kes aitab tagada sujuva töökorralduse ning tõhusa suhtluse ettevõtte sees ja väljaspool. Kohtumiste koordinaator vastutab erinevate kohtumiste, koosolekute ja sündmuste planeerimise, ajastamise ning koordineerimise eest, tagades, et kõik osapooled on informeeritud ning vajalikud ressursid on olemas. Selles rollis on oluline oskus töötada mitme ülesandega korraga, säilitada täpsus ning olla paindlik kiiresti muutuvates olukordades. Kohtumiste koordinaator suhtleb regulaarselt nii ettevõtte töötajate, juhtkonna kui ka klientidega, korraldades kalendreid, broneerides ruume, koostades päevakordi ning jälgides, et kõik vajalikud materjalid ja tehnilised vahendid oleksid olemas. Lisaks on oluline dokumenteerida kohtumiste tulemused ja jagada neid osapooltega. Sobiv kandidaat on suurepärane suhtleja, oskab kasutada erinevaid kalendri- ja suhtlustarkvarasid ning on valmis töötama nii iseseisvalt kui ka meeskonnas. Kohtumiste koordinaatoril on oluline roll ettevõtte efektiivsuse ja professionaalse kuvandi hoidmisel. Kui oled täpne, kohusetundlik ning naudid organiseerimist, ootame sind kandideerima meie meeskonda kohtumiste koordinaatorina.
Kohustused
Text copied to clipboard!- Kohtumiste ja koosolekute ajastamine ning koordineerimine
- Kalendrite haldamine ja ajakava pidamine
- Koosolekuruumide ja tehniliste vahendite broneerimine
- Päevakordade koostamine ja jagamine
- Kohtumiste materjalide ettevalmistamine
- Osalejate teavitamine ja meeldetuletuste saatmine
- Kohtumiste protokollimine ja dokumenteerimine
- Järgnevate tegevuste jälgimine ja koordineerimine
- Suhtlus klientide ja partneritega
- Töö sujuvuse tagamine kiirelt muutuvates olukordades
Nõuded
Text copied to clipboard!- Varasem kogemus administratiivtöös või kohtumiste korraldamisel
- Hea organiseerimis- ja ajaplaneerimisoskus
- Väga hea suhtlemisoskus nii kõnes kui kirjas
- Oskus kasutada kalendri- ja suhtlustarkvarasid (nt Outlook, Google Calendar)
- Täpsus ja kohusetundlikkus
- Võime töötada iseseisvalt ja meeskonnas
- Eesti ja inglise keele oskus
- Pingetaluvus ja paindlikkus
- Diskreetsus ja konfidentsiaalsus
- Probleemilahendusoskus
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline on teie varasem kogemus kohtumiste korraldamisel?
- Kuidas tagate, et kõik osapooled on kohtumiseks valmis?
- Milliseid kalendri- ja suhtlustarkvarasid olete kasutanud?
- Kuidas käitute olukorras, kus mitu kohtumist kattuvad?
- Kuidas lahendate ootamatuid muudatusi ajakavas?
- Kuidas tagate kohtumiste konfidentsiaalsuse?
- Milline on teie tugevus meeskonnatöös?
- Kuidas motiveerite end rutiinsetes ülesannetes?
- Kuidas suhtlete erinevate osapooltega?
- Millised on teie ootused sellele ametikohale?
